Lerne Paperless-ngx in Nextcloud zu integrieren für eine nahtlose Dokumenten-Verwaltung und zusätzliche Automatisierung von Workflows in deinem Unternehmen.
Zuletzt aktualisiert: 17. Okt. 2024
Für Unternehmen ist es heutzutage eine Herausforderung sowohl physische als auch digitale Dokumente effizient zu verwalten. Papierbasierte Arbeitsabläufe können zeitintensiv sein. Auf der anderen Seite führen unorganisierte digitale Dateien zu Frustration und Zeitverschwendung.
Mit der Integration von Paperless-ngx in Nextcloud kannst du den Prozess der Verwaltung von Dokumenten zusammenführen. Scannen, Aufbewahren und Kollaborieren werden vereinfacht.
Paperless-ngx ist ein Open Source Dokumenten-Management-System (DMS), das ein einfaches Importieren, Speichern und Wiederfinden von Dokumenten ermöglicht.
Einige der Kernfunktionen sind:
Nextcloud ist eine führende Open Source Cloud Speicher- und Kollaborationslösung.
Die Kernfunktionen:
Du kannst sowohl deine gescannten, archivierten Dateien, als auch deine digitalen Dokumente in einer einzigen Plattform verwalten. Das kann die Produktivität steigern.
Durch die Integration kannst du Nextcloud’s Kollaborationslösung auch auf archivierte Dokumente anwenden
Die Datensicherheit bleibt bewahrt, da beide Anwendungen idealerweise auf dem gleichen Server laufen.
Durch die Kombination der Anwendungen ergeben sich weitere Möglichkeiten der Automatisierung, z. B. von Freigaben.
Du hast einen Server, auf dem Paperless und Nextcloud bereits als Docker Container installiert sind. Dieses Tutorial geht davon aus, dass die beiden Tools auf dem gleichen Server und dem gleichen Docker Netzwerk laufen.
Damit die Nextcloud Instanz auf die relevanten Verzeichnisse von Paperless zugreifen kann, müssen 2 Volumes zum Nextcloud Container hinzugefügt werden. Wenn du Nextcloud über Docker-Compose installiert hast, dann öffne das Docker-Compose Skript und füge folgende Zeilen zu den Volumes hinzu:
- ~/paperless-ngx/consume:/opt/paperless-ngx/consume
- ~/paperless-ngx/media/documents/archive:/opt/paperless-ngx/media/documents/archive
Zur Erklärung: ~/paperless-ngx/consume
definiert den Speicherpfad des Importordners meiner Paperless Instanz. Dieser Ordner soll gemappt werden auf /opt/paperless-ngx/consume
meiner Nextcloud Instanz. Genauso verfahre ich mit dem Ordner, wo Paperless meine Dokumente archiviert ~/paperless-ngx/media/documents/archive
.
Je nachdem wo bei dir Paperless installiert ist, musst du die Pfade vor dem Doppelpunkt anpassen. In meinem Fall habe ich Paperless in dem Stammverzeichnis meines Benutzers installiert in dem Ordner paperless-ngx. Darin enthalten ist der Ordner consume und media/documents/archive.
Um dir den absoluten Pfad anzeigen zu lassen, navigiere in den Ordner und gib den Befehl pwd
ein. Dir wird der absolute Pfad angezeigt, den du 1:1 übernehmen kannst (z. B. /home/demo/paperless-ngx/consume).
Es ist wichtig, dass der consume Ordner die richtigen Berechtigungen bekommt, damit die Integration funktioniert. Der Ordner muss dem Docker Benutzer gehören (üblicherweise www-data oder 33 bezeichnet). Der Docker Benutzer braucht Berechtigungen zum Lesen, Schreiben und Ausführen innerhalb des Ordners. Andere Benutzer brauchen nur die Berechtigungen zum Lesen und Ausführen.
Dazu führst du folgende 2 Zeilen aus (mit deinem consume Ordner Pfad):
sudo chown -R www-data:www-data ~/paperless-ngx/consume
sudo chmod -R 755 ~/paperless-ngx/consume
Idealerweise hast du sowohl in Paperless als auch in Nextcloud die gleichen Benutzer angelegt. Jeder Benutzer sollte die entsprechenden Berechtigungen in der jeweiligen Anwendung haben.
Damit jeder Benutzer nur seine Dokumente in Nextcloud sieht, sind ein paar Vorbereitungen nötig.
{owner_username}
wird vorangestellt. Dadurch wird es später einfach den richtigen Ordner in Nextcloud freizugeben. Eigentümer ist der Admin und die anderen Benutzer bekommen Anzeige-Rechte.
Lege einen Speicherpfad in Paperless an
Melde dich in deinem Nextcloud Admin Konto an und installiere die Nextcloud App Externer Speicher aus dem Appstore.
Jetzt gehst du in die Verwaltungseinstellungen und fügst unter Externer Speicher die Speicherpfade für die jeweiligen Benutzer hinzu.
Wenn dein Admin-Benutzer admin heißt, dann wäre der Pfad zum consume Ordner /opt/paperless-ngx/consume/admin
und der Pfad zum Archiv /opt/paperless-ngx/media/documents/archive/admin
.
Die Berechtigung erhält nur der jeweilige Benutzer und das Archiv bekommt den Haken bei Schreibgeschützt.
Verfahre nach dem gleichen Prinzip für die anderen Benutzer.
Externe lokale Speicherpfade in Nextcloud anlegen
Du legst für jeden Benutzer einen Arbeitsablauf in Paperless an, damit die richtigen Berechtigungen beim Upload gesetzt werden. Als Auslöser wählst du Verarbeitung gestartet. Dann wählst du Importordner aus und gibst den absoluten Pfad ein (z. B. /home/demo/paperless-ngx/consume/demo/*).
Als Aktion wählst du Zuordnung. Eigentümer ist der jeweilige Benutzer. Ebenso soll der Benutzer Anzeige- und Bearbeitungsberechtigungen erhalten.
Lege einen Auslöser in Paperless an
Lege eine Aktion für den Arbeitsablauf in Paperless an
Nach erfolgreicher Einrichtung verfügt jeder Benutzer über zwei Ordner in seiner Nextcloud Umgebung. Den Paperless consume Ordner, in dem Dokumente per drag-and-drop in Paperless geladen werden können. Und einen Paperless Dokumenten-Ordner, wo die für den Benutzer verfügbaren Dokumente in der von Paperless angelegten Ordnerstruktur liegen.
Die beiden Paperless Ordner sind in Nextcloud sichtbar
Teste das Setup. Du solltest auf dein Archiv zugreifen können und Dateien über die Nextcloud Suche finden können. Nextcloud legt standardmäßig keine OCR Ebene an. Deswegen funktioniert die Suche über den Dokumenteninhalt nicht wie in Paperless.
Schiebe ein Dokument in den consume Ordner in Nextcloud und beobachte wie Paperless es verarbeitet. Es sollte dann von deinem consume Ordner in dein Archiv wandern. Von dort kannst du die gewohnten Nextcloud Funktionen nutzen.
🛟 Benötigst du professionelle Unterstützung?
Wir helfen dir gerne bei der nahtlosen Integration und Einrichtung von Paperless-ngx, Nextcloud, und mehr. Wir bieten maßgeschneiderte Lösungen, um deine Geschäftsprozesse zu optimieren und Arbeitsabläufe zu automatisieren.
Kontaktiere uns noch heute, um eine Beratung zu erhalten oder deine spezifischen Anforderungen zu besprechen!
Weiterlesen
Entdecke die neuesten Trends in der Automatisierungsbranche und wie sie dein Geschäft beeinflussen können.
Mehr anzeigenDeine E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.